تتطور المرافق نتيجة لتغير هياكل أماكن العمل، والتطور المستمر في التكنولوجيا الرقمية، والجوانب البيئية، وعوامل أخرى, وهذا يعني أن إدارة المرافق (FM) والممارسات الشائعة في إدارة المرافق يجب أن تتطور أيضًا لتلبية المطالب الحديثة.

لتفوق فريق عمل ادارة المرافق في عملهم وتحسين كفاءة المرافق، يمكن لمديري المرافق اتباع هذه الـ 11 ممارسة المثالية في إدارة المرافق وهي كالتالي : 

1.    بناء الفريق: إنشاء وإدارة هيكل الفريق الفريق المنظم بشكل جيد هو أساس هيكلية كل مرفق وإدارة مرافق ناجحة. وهذا يعني أن كل موظف يدرك الدور الذي يلعبه داخل الفريق وما هي مسؤولياته. و بصفتك مديرًا للمرفق، فإن من مسؤوليتك التأكد من أن أعضاء فريقك مدربون بشكل مناسب ومحدثون بشأن جميع العمليات الجارية في المرفق. و توفر سير عمل مُنظَّم لفرقك يتيح لهم التركيز على المهام المهمة دون أن ينحرفوا عن الطريق أو يضيعوا الوقت يتساءلون عن الخطوة التالية. كما أن من مهامك ضمان التواصل الجيد والتعاون بين الفرق وأعضاء الفريق. و سيؤدي هذا إلى إنشاء فريق عمل قوي ومتحمس وفعّال.
2.    التواصل مع الفرق الداخلية و المقاولين و الموردين :التواصل الواضح والفعّال هو مفتاح نجاح عملية إدارة المرافق - سواء كان ذلك بين فرق الصيانة والمرافق أو مع المقاولين والموردين خارج المنظمة. يجب أن يكون الجميع على علم بالتغييرات القادمة وجداول الصيانة والإجراءات القادمة لضمان سير العمل بسلاسة. من خلال إضافة التواصل إلى قائمة أفضل الممارسات في إدارة المرافق، يمكنك تحسين إنتاجية فرق المرافق الخاصة بك من خلال إبقاء الجميع على علم بالمهام والجداول والإجراءات. يمكنك توجيه جهود أكبر نحو المهام المهمة بينما تقلل من الخطوات غير الضرورية أو اللاجدوى في سير العمل. بالإضافة إلى ذلك، فإن الحفاظ على علاقة جيدة مع البائعين والموردين سيستفيدك في كثير من الأحيان عندما يتعلق الأمر بالتفاوض على الشروط والتسليم. و تؤثر العلاقات مع المقاولين والبائعين مباشرة على قدرتك على إدارة المرفق الخاص بك بكفاءة.
3.    إدارة المخاطر والعائدات : تشغيل عمل ناجح يعني في بعض الأحيان تحمل المخاطر لتعظيم الإنتاجية والربحية. الأفكار المبتكرة لإدارة المرافق يمكن أن تساعد في التخفيف من العديد من تلك المخاطر من خلال تحليل البيانات، واتخاذ القرارات المستنيرة، والتخطيط السليم. خطة صيانة وقائية فعّالة تستند إلى البيانات التحليلية، واستخدام أفضل للأصول الموجودة، وفريق مدرب بشكل جيد من خلال إدارة المرافق الجيدة يمكن أن تقلل من مخاطر الشركة وزيادة عائداتها بدلاً من ذلك.
4.    تحسين استخدام المساحة في مكان العمل:  تتيح للشركات المساحة الكبيرة العديد من الفرص، ولكنها تأتي أيضًا مع عيوب - خصوصًا زيادة استهلاك الطاقة وتكاليف صيانة المباني. لذلك يجب أن تكون إدارة المساحة المناسبة دائمًا جزءًا من أفضل الممارسات في إدارة المرافق. خصوصاً مع الفرص المتزايدة للعمل عن بعد، يصبح من الأهمية بشكل أكبر إدارة واستخدام المساحة الموجودة بكفاءة، على سبيل المثال، عن طريق توفير محطات عمل مرنة وإعادة استخدام المساحة التي تتركها العمال البعيدين. تنجم النتائج عن تحسين إدارة المساحة عن توفير توفير تكاليف ومزيد من المساحة للمشاريع المتقدمة أو التكنولوجيا الجديدة.
5.    جرد للأصول :احدة من أهم ممارسات صيانة المرافق هي إنشاء جرد كامل للأصول - وهو يعني قائمة بجميع الأصول، ومواقعها، وحالتها. معرفة أنواع الأصول التي تمتلكها الشركة، وأماكنها، وشروطها تمكن مديري المرافق من استخدامها بشكل مناسب. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام قائمة الجرد لإنشاء خطة صيانة وقائية فعالة تأخذ في الاعتبار عمر الأصل الفردي، وحالته، وحالة الاستخدام. من خلال إنشاء جرد للأصول، يمكن لمديري المرافق توفير الكثير من الوقت لأنهم يعرفون أين تقع الأصول الهامة في جميع الأوقات.

'

6.    رقمنة و اتمتتة عمليات إدارة المرافق و كيفية إدارة مبنى في اقتصاد حديث؟ الجواب على هذا السؤال يكمن في التحول المستمر للعديد من الصناعات والقطاعات. الابتكار في إدارة المرافق يعني دائمًا الاتمتة، حيث يمكن اتمتتة العديد من المهام المختلفة باستخدام البرمجيات لصيانة المرافق،و تتيح البرمجيات لمديري المرافق الاحتفاظ بجميع المعلومات التي يحتاجونها في مكان واحد - سواء كان ذلك إدارة الأصول، أو إدارة الصيانة، أو إدارة الجرد، أو إدارة أوامر العمل، أو غير ذلك. و تتميز برمجيات صيانة المرافق بالقدرة على اتمتتة العديد من المهام المختلفة، مثل إرسال تذكيرات صيانة مجدولة. نظرًا لأنها حل سحابي، يمكن لمديري المرافق وغيرهم من الموظفين الوصول إلى المعلومات في ملف حياة الأصول من جهاز كمبيوتر مكتبي أو هاتف ذكي أو جهاز لوحي - بغض النظر عن موقعهم.
7.    تنفيذ خطة الصيانة الوقائية وزيادة عمر أصولك:  الصيانة الوقائية هي استراتيجية صيانة تتضمن إجراء فحوصات دورية ومجدولة لتجنب فشل الأصول. هذا ليس جزءًا فقط من إدارة المرافق أو صناعة المرافق، بل أيضًا من أفضل الممارسات في إدارة الصيانة.
فوائد تنفيذ خطة الصيانة الوقائية في منظمتك تنظيم جميع المهام الوقائية يقوم مديرو المرافق بإنشاء خطة صيانة وقائية شاملة وجدول صيانة، مما يمنح الجميع نظرة أفضل وفهمًا لجميع المهام الصيانة التي يجب تنفيذها. توفر الجداول الزمنية للصيانة الوقائية إطارًا زمنيًا مباشرًا، وتفصيل المهام، وتحديد الموظفين المسؤولين عن تنفيذ هذه المهام. بشكل عام، فإنها تتيح لمديري المرافق تنظيم فرقهم والمهام القادمة بشكل أفضل لسير عمل أكثر كفاءة وصيانة المباني المحسنة.
تمديد أعمار الأصول من المتوقع أن يكون هناك بعض الاهتراء عند التعامل مع الأصول والأدوات من جميع الأنواع، خصوصًا إذا ما كانت قيد الاستخدام بشكل يومي. في كثير من الأحيان، تكون النتائج هي قطع مستعلية ومكسورة أو حتى وقت توقف. تساعد الصيانة الوقائية في الحفاظ على الأصول في أفضل حالة ممكنة لفترة أطول من خلال فحص الجهاز وإصلاح العيوب الطفيفة قبل أن تؤدي إلى إصلاحات أكبر. سيؤدي ذلك إلى تمديد عمر الأصل بشكل عام.
تقليل أوقات التوقف تكون فترات التوقف غالبًا نتيجة للتآكل، وهذا يعني أنه يمكن أيضًا تقليلها من خلال الصيانة الوقائية السليمة. من خلال فحص الأصول بانتظام مع جدول صيانة جيد، يمكن اكتشاف النقاط الضعيفة ونقاط الفشل المعدية في وقت مبكر بما فيه الكفاية لمنع حدوث أي فترة توقف تمامًا. هذا يعني أن إجمالي فترات التوقف للأصول داخل مرفقك يتم تقليله بشكل كبير.
تقليل تكاليف الصيانة يعتبر تخفيف التكاليف التكاليف الناجمة عن الصيانة الناشئة جزءًا من الصيانة الوقائية، وهذا يعني أن إصلاح الأصول فقط بعد أن بدأت بالفعل في إظهار عيوب وفشل. يمكن أن تكلف الشركات الكثير من المال بطريقتين مختلفتين. التوقف غير المخطط له بسبب أجزاء الآلة المكسورة يوقف عملية الإنتاج ويخفض الإنتاجية الإجمالية. كما يؤدي إلى إصلاحات أكبر وأكثر تعقيدًا وتكلفة من إصلاح العيوب الأصغر على الفور. وبهذه الطريقة، تقلل الصيانة الوقائية من تكاليف الصيانة داخل الشركة ويجب أن تكون دائمًا جزءًا من أفضل الممارسات في إدارة الصيانة.
تتبع مؤشرات الأداء والمقاييس الرئيسية للصيانة كجزء من أفضل الممارسات في صيانة المرافق، يجب على مديري المرافق تتبع المؤشرات الرئيسية للصيانة والمقاييس لضمان نجاح استراتيجيتهم في الصيانة. توفر حلول إدارة الأصول مثل تولسينس أدوات تحليلية مفيدة تجمع معلومات مهمة عن الآلة، مثل وقت التشغيل، وأوقات التوقف، وأوامر العمل، وتاريخ الصيانة، وأكثر من ذلك. من خلال هذه المقاييس، يمكن لمديري المرافق تحليل وتنقيح استراتيجيتهم، وتحديد نقاط الضعف، والتعرف على المزيد عن الآلات التي يتحملون مسؤوليتها.
8.    استغلال تكنولوجيا الإنترنت للأشياء (IoT) والتحليلات التنبؤية تقوم تكنولوجيا الإنترنت للأشياء (IoT) بربط الأجهزة والمتتبعات بتكنولوجيا ذكية لجمع البيانات وتأتيم مهام متكررة. في هيكلية إدارة المرافق، يمكن تنفيذ تكنولوجيا IoT لجمع البيانات المهمة عن الآلة والصيانة، والتي تستخدم لتحليل البيانات التنبؤية لتحسين عمليات المرافق. وبهذه الطريقة، يمكن لمديري المرافق الحصول على فهم أفضل لكيفية عمل أصولهم، وكفاءة عملية المرفق الخاص بهم، والعمل على تحسين الإنتاجية والكفاءة في المستقبل. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تساعد تكنولوجيا IoT في التنبؤ بفشل الآلات والانهيارات بمساعدة أجهزة الاستشعار المناسبة أو البيانات المجمعة.
9.    تمكين الوصول المتنقل لاماكن العمل - من الوظائف المكتبية الثابتة إلى نماذج عمل مرنة أو حتى عن بُعد - مما يجعل الوصول المتنقل ضرورة مطلقة في كل قائمة أفضل الممارسات في إدارة المرافق. من خلال السماح للموظفين بالوصول إلى المعلومات الحيوية من أي مكان باستخدام تطبيقات الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية، فإنك تخلق مكان عمل أكثر مرونة وحداثة يمكن أن يساعد في زيادة الكفاءة والإنتاجية. حتى بالنسبة للموظفين الذين يعملون في الموقع، يتيح لهم الوصول المتنقل التعامل مع المشكلات بشكل أسرع بفضل الوصول الأفضل إلى المعلومات الهامة - بغض النظر عن مكان وجودهم في مرفقك.
10.    استخدام البيانات والتحليلات : تتضمن الممارسات الجيدة في الصيانة دائما معرفة الكثير عن الأصول داخل المرفق. من خلال جمع البيانات واستخدام أدوات التحليل البياني، يمكن لمديري المرافق الحصول على فهم أعمق لجميع الأصول الحيوية. بهذا المعرفة والفهم، يكونون قادرين على استخدام الأصول والآلات الموجودة بأفضل قدر من قدرتها. كما أنه يساهم في تحسين إدارة صيانة المعدات.
11.    اتباع نهج إدارة مرافق مخصص:  كيفية إدارة مرفق ليست سؤالًا يمكن الإجابة عليه بإجابة بسيطة واحدة تناسب الجميع. كل شركة مختلفة - تمامًا كما أن كل مرفق مختلف - ويجب على مديري المرافق تطوير استراتيجية مخصصة لإدارة المرافق والصيانة تتناسب مع العمل الفردي. لذلك، يحتاجون إلى أخذ استخدام المرفق، والحجم، وعدد الموظفين، والأصول في الاعتبار لتطوير استراتيجية مناسبة للنجاح المستقبلي. ابتعد عن أوراق العمل في Excel لإدارة الأصول الحديثة لا يجب أن تكون إدارة الأصول صعبة. لذلك، لا يعد Excel أو WhatsApp أو القلم والورق الأدوات الصحيحة لإدارة عمليات الأصول بكفاءة. بغض النظر عن الشركة المصنعة أو النوع و تعرف على المزيد من الحول و الاستنتاجات و الأفكار المبتكرة لإدارة المرافق من تنفيذ أدوات الإنترنت الحديثة إلى تطوير هيكلية فريق أفضل لتحسين الاتصالات. بينما لا تكون كل النهج مناسبة لكل عمل، يمكن لمديري المرافق الحصول على إلهام من أفضل الممارسات في إدارة المرافق وضبط هذه الحلول الحديثة لمواقفهم الفريدة. من خلال تحسين إدارة المرافق بشكل عام، يمكن للمديرين زيادة الإنتاجية والكفاءة، وخفض التكاليف التشغيلية، وتحسين رضا الموظفين والعملاء وإعداد المرفق للمستقبل. إذا كنت غير متأكد من أين تبدأ، يمكن لبرنامج لصيانة المرافق مساعدتك في عملية تنفيذ ممارسات أفضل لإدارة المرافق والصيانة. يمكن دمج هذا الحل الحديث لإدارة الأصول مع الأجهزة المناسبة وتقديم رؤى رائعة عن جميع الأصول الموجودة - من وقت التوقف إلى تاريخ الصيانة. كما أنه كجزء من إدارة الأصول وإدارة الجرد وإدارة أوامر العمل وإدارة الصيانة وغيرها، تعد البرامج المساعدة  قويًة للعمل و ستحتفظ بجميع المعلومات الهامة في مكان واحد، سهل الوصول. لأن المنصة تعتمد على السحابة، و يمكن لمديري المرافق والموظفين الآخرين الوصول إلى المعلومات بسهولة من أي جهاز كمبيوتر مكتبي أو هاتف ذكي أو جهاز لوحي - بغض النظر عن موقعهم. 
اتمنى من الله ان اكون في هذا المقال ذكرت ما يفيدكم و اتمنى للجميع التوفيق و السلام عليكم ورحمة الله و بركاته.
بقلم الدكتور المهندس / سلمان الهشبول - باحث هندسي و مستشار هندسي معتمد من الهيئه السعوديه للمهندسين - مدير تنفيذي و رئيس منتدى النخبة الفكري