ماهي فوائد انشاء مكتب إدارة المشاريع (PMO) في المنظمات ؟

'

إن إنشاء مكتب إدارة المشاريع يمكن أن يساعد المؤسسات او النظمات على تحسين نتائج المشاريع والأعمال التجارية. يقدم مكتب إدارة المشاريع الدعم المركزي لتعزيز التميز في إدارة المشاريع، مما يرفع مستوى المعايير والامتثال في جميع المشاريع داخل المؤسسة.

ومع ذلك، فليس كافيًا فقط إنشاء مكتب إدارة المشاريع لضمان النجاح , و تظهر الأبحاث من معهد إدارة المشاريع (PMI) وخبراء الصناعة الآخرين مستويات عالية من التباين بين مكاتب إدارة المشاريع - حيث يحقق الأفضلمنهم أرباحًا كبيرة في الإيرادات ورضا العملاء، بينما يخذل البعض الآخرفي ذلك .

إذا كنت تدير عملًا يعتمد على المشاريع وترغب في إنشاء مكتب لإدارة مشاريع ناجحة ، إليك بعض أفضل الممارسات والخطوات القابلة للتنفيذ لتحقيق النجاح.

هل يُعتبر مكتب إدارة المشاريع ضروريًا؟ 

ليس كل الشركات بحاجة إلى مكتب إدارة المشاريع , إذا كنت لا تدير العديد من المشاريع، فإن مكتب إدارة المشاريع قد لا يوفر عائدًا كافيًا على الاستثمار. أو إذا كنت تدير العديد من المشاريع وكنت راضيًا عن أدائها، فلا حاجة لإعادة ابتكار العمل و اناشء مكتب للمشاريع.

ولكن إذا كنت تتعامل مع العديد من المشاريع دون رؤية النتائج المطلوبة، يمكن لمكتب إدارة المشاريع تحسين نتائج المشاريع وأداء الأعمال بشكل عام. إذا كنت تتعرف على أي من مشاكل إدارة المشاريع أدناه، فقد تعود الفائدة من إنشاء مكتب إدارة المشاريع:

• عدم وضوح في المشاريع - سواء في التقدم أو في الخط الزمني لها.

• تباين في النتائج بين المشاريع - أو عدم القدرة على مقارنة النتائج بين المشاريع.

• تغييرات كبيرة مطلوبة خلال تسليم المشروع.

• نسبة عالية من المشاريع المؤجلة أو الملغاة أو الفاشلة.

• الامتثال الضعيف للميزانيات والمواعيد النهائية.

• نتائج مشاريع ضعيفة ورضا العملاء منخفض.

• صعوبات في التنبؤ بالطاقة واحتياجات الموارد.

• توظيف في اللحظة الأخيرة / الاعتماد المفرط على العمالة الحرة / المقاولين.

هل يضمن مكتب إدارة المشاريع تحسين نتائج المشروع؟ إن إنشاء مكتب إدارة المشاريع الاستراتيجي يوفر وضوحًا أكبر، وتركيزًا أعظم، وتنسيقًا أفضل عبر محفظتك الكاملة من المشاريع. هذا لا يحسن فقط نسب النجاح للمشاريع الفردية، بل يؤدي إلى تحسين تخصيص الموارد، والتوجيه الاستراتيجي، وتحديد أولويات المشاريع، وتخطيط الطاقة، والمزيد. وكل ذلك يتراكم لتحقيق نتائج أفضل للأعمال.

ومع ذلك، لا يضمن مجرد تنفيذ مكتب إدارة المشاريع النجاح. في حين تضيف بعض مكاتب إدارة المشاريع قيمة كبيرة لمؤسساتها، تفشل البعض الآخر في تحقيق النتائج المرجوة. وهذا يمكن أن يؤدي إلى انخراط منخفض في الإيمان، ونقص في الامتثال، ونتائج مشاريع ضعيفة، و و - في النهاية - قد يتم حل مكتب إدارة المشاريع.

لهذا السبب، فإنه من الضروري أن نتعلم من أفضل الممارسات في مجال مكاتب إدارة المشاريع ونقوم بإعداد مكتب إدارة المشاريع الخاص بك لتحقيق النجاح باستخدام الخطوات السبع التالية.

إن إنشاء مكتب إدارة المشاريع (PMO) يوفر العديد من الفوائد للمؤسسات، وهذه بعض الفوائد الرئيسية:

1. تحسين نسب نجاح المشاريع:

يوفر مكتب إدارة المشاريع منهجيات وعمليات قياسية، مما يساهم في تحسين تخطيط المشاريع وتنفيذها وزيادة نسب نجاحها.

2. تعزيز رؤية المشاريع:

يسهل مكتب إدارة المشاريع التواصل وتقديم تقارير شفافة، مما يزيد من رؤية أعضاء الفريق والمعنيين لتقدم المشروع والمخاطر والنتائج.

3. تحسين إدارة الموارد:

يساعد مكتب إدارة المشاريع في توزيع وإدارة الموارد بشكل فعّال، مما يضمن تخصيص الموارد بشكل مناسب واستخدامها بكفاءة.

4. العمليات المتسقة:

يضع مكتب إدارة المشاريع عمليات وأساليب إدارة المشاريع بشكل قياسي، مما يؤدي إلى الاتساق والتنبؤ في تسليم المشاريع.

5. إدارة المخاطر:

يتيح مكتب إدارة المشاريع التعرف على المخاطر وتقييمها والتصدي لها بشكل فعّال، مما يقلل من احتمالية حدوث تعطلات في المشروع.

6. التنسيق بين المشاريع:

يعزز مكتب إدارة المشاريع التنسيق بين المشاريع المختلفة ويساعد في تحقيق التكامل بينها.

7. التدريب والدعم:

يوفر مكتب إدارة المشاريع التدريب والدعم لمديري المشاريع وفرق العمل لتعزيز مهاراتهم.

8. إدارة محفظة المشاريع:

يدير مكتب إدارة المشاريع محفظة المشاريع لضمان تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.

9. تحسين صناعة المعرفة:

يساهم في تطوير ومشاركة معارف وأفضل الممارسات في مجال إدارة المشاريع داخل المؤسسة.

10. دعم اتخاذ القرارات:

يوفر مكتب إدارة المشاريع معلومات دقيقة وفورية تساعد القيادة في اتخاذ قرارات مستنيرة.

إن إنشاء مكتب إدارة المشاريع يسهم في تعزيز فعالية إدارة المشاريع، ويساعد في تحقيق أهداف المشاريع بكفاءة وفعالية أكبر.

بقلم #الدكتور #المهندس / #سلمان #الهشبول 

- باحث و مستشارهندسي معتمد من الهيئه السعوديه للمهندسين - رئيس منتدى النخبة الفكري